La Facture X, le format de demain ?
La numérisation à l'ère du temps
Quelques dates à retenir sur les factures X
L'évolution de la norme européenne :
Techniquement, les normes relatives à la facturation électronique s’imposent aujourd’hui à toutes les entreprises, qu’elles soient du secteur public ou privé. Au départ de cette réflexion, il y a bien sûr l’ordonnance n°2014-697 qui impose aux entreprises titulaires d’un marché public d’utiliser les services d’un portail public de facturation « Chorus Pro », ceci afin d’effectuer leurs demandes de paiement. Plus tard en 2017, la norme sémantique européenne EN 16931 impose un standard en matière de facturation électronique. L’idée ici est de rendre la transition numérique plus conviviale pour les entreprises, notamment pour les PME. La facturation électronique s’est ensuite étendue à partir du 1er janvier 2020 à toutes les entreprises. L’article 153 de la Loi de Finances 2020 va imposer « légalement » aux entreprises à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025, d’envoyer des factures électroniques pour toute relation entre professionnels assujettis à la TVA.
À noter aussi que depuis le 1er janvier 2020 et promulgué par la Loi Macron du 6 août 2015, toutes les organisations privées, peu importe leur taille, n’ont plus le droit de refuser la réception de factures électroniques, transmises par d’autres entreprises privées.
Pourquoi la dématérialisation des factures ?
La Facture X est donc un nouveau standard censé accompagner la transition numérique des entreprises et la
dématérialisation d’un certain nombre de documents papier. En effet, la simple génération d’un document
comptable implique non seulement d’avoir à disposition un justificatif, mais également d’obtenir une facture qui
respecte certaines dispositions légales et autres contraintes.
La Facture X est en mesure de répondre efficacement aux normes concernant la facturation électronique, etdont les préoccupations remontent originellement à l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 (abrogé le 22 juillet 2019 par la loi PACTE pour convenir aux exigences du droit européen). Cependant, la cible prioritaire de ce nouveau standard est principalement les TPE et PME à l’origine, qui peuvent rencontrer des difficultés pour s’équiper d’une solution de facturation dématérialisée.
Facture X : 3 profils de donnés
L’avantage de Facture-X réside dans la souplesse du traitement de la facture. Il devient, en effet, possible d’exploiter les données en clair dans le PDF ou les données structurées du fichier XML pour une intégration automatisée. Ce format peut être utilisé à la fois dans les échanges avec l’administration française (via Chorus Pro) et avec l’ensemble des partenaires commerciaux.
- Un profil de données minimum (sur la base de celles exigées par la plateforme Factures Chorus Pro),
- Un profil “BASIC” (avec ou sans lignes de factures),
- Un profil “EN 16931” correspondant à toutes les données prévues dans la Norme Sémantique Européenne.
Depuis le printemps 2018, l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) a d’ailleurs intégré Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro en mode portail, EDI et API. DocuWare a aussi intégré Factur-X dans son offre.
Facture X :
Ce format devrait logiquement permettre de booster la dématérialisation des factures, il manquait au marché un standard accessible aux petites et moyennes entreprises pour adopter la facture électronique. Toutes les données de la facture sont désormais encapsulées dans le fichier XML lié au PDF. Bientôt, il n’y aura peut-être donc plus qu’un seul format d’échange de factures.
En matière de dématérialisation des documents dans les entreprises, il est de plus en plus question d’une standardisation à l’échelon européen : la factur X ou « facture électronique mixte » répond parfaitement à cette contrainte.
Ce nouveau standard franco-allemand a pour objectif prioritaire de favoriser la dématérialisation fiscale, dans un contexte de transition numérique, à destination de toutes les entreprises du secteur privé et public. En effet, les nouveaux outils numériques contraignent progressivement les dirigeants à réfléchir à de nouvelles formes d’automatisation des tâches, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Ce nouveau modèle organisationnel comporte par définition deux documents distincts : d’un côté, un document au format PDF/A-3 (permettant une lecture comme sur format papier et regroupant toutes les informations essentielles à un traitement manuel), et un document au format XML (destiné à l’automatisation des données à l’intérieur du logiciel de gestion des factures dématérialisées).
6 bonnes pratiques à maîtriser
La bonne maîtrise De la facture X
Pour maîtriser parfaitement ce mode de facturation, voici les réflexes à avoir lorsqu’on émet une facture électronique.
1- Garantir l’authenticité, l’intégralité et la lisibilité de la facture électronique.
La facture numérique doit avoir une valeur juridique identique à la version papier, pour cela elle doit respecter quelques conditions :
- Identification claire de l’émetteur
- Etre horodatée
- le format garantisse un accès pérenne à la consultation : sauvegarde de la facture numérique format PDF qui ne permet aucune modification (scellement) pour assurer son intégrité.
Il existe seulement 2 méthodes de scellement garantissant l’authenticité :
- Le cachet serveur.
- La signature électronique (RGS 2 2 étoiles ).
Ces procédés permettent de conserver l’empreinte digitale du document dès son émission et pendant toute sa durée d’archivage.
2- Numériser les factures papiers pour le confort du numérique :
En France, les entreprises sont autorisées à dématérialiser leurs factures depuis 2017. Cependant, la numérisation a l’obligation de respecter des conditions très strictes pour être reconnue par l’administration fiscale.
En plus des conditions vu dans la première partie, la facture électronique doit également reproduire à l’identique la facture papier d’origine. (contenu identique à la facture papier y compris l’image et les couleurs utilisés) L’utilisation de logiciels de retouche (Photoshop, Lightroom…) est bien entendu interdite.
Si la facture numérisée ne répond pas à l’un de ces critères, elle n’a aucune valeur juridique et c’est la facture physique qui prévaut.
3- Renseigner les mentions obligatoires pour être en règle :
Le manquement à cette obligation peut être puni d’une amende.
A savoirs que ces mentions valable tant pour la version papier que numérique.
Parmi ces mentions, on retrouve :
- La date de l’émission de la facture.
- La date de vente/ prestation.
- L’identité du vendeur, de l’acheteur et leurs adresses
- Le numéro de la facture.
- Le numéro du bon de commande (s’il y en a une)
- Le détail des prestation et produits fournis HT.
- Le taux de TVA applicable et son montant TTC
- La date du règlement et le taux des pénalités en cas de retard de paiement.
4 – Détailler la facture électronique pour une meilleure acceptation & un meilleure contrôle
5- Conserver les factures de ses clients et utiliser l’historique
Voir article : Les bonnes questions.
6 – Automatiser les relances pour les factures électronique et gagner du temps
Utiliser une solution GED en ligne pour le traitement de ces rappels successifs décharge cette dernière de cette obligation. Les envois de la facture électronique sont automatiques et discrets afin de garantir la meilleure relation client possible.
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