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Créateur de confort en gestion documentaire

Pourquoi Zeendoc ?

Présentation de Zeendoc, la solution de gestion documentaire

1.1 : Introduction : Les enjeux de la dématérialisation :

Les entités privées comme publiques doivent faire face à l’explosion du volume de données et contenus numériques.
Parce que les entreprises font face à la fois à une concurrence de plus en plus ardue et à des exigences clients toujours plus complexes, elles sont dans la nécessité de renforcer leurs performances en permanence et doivent mettre en place un processus d’amélioration continu. Quoi de mieux qu’un processus numérique pour cela, qu’une mémoire d’entreprise intelligente, qu’une base numérique unique intégrée aux processus de l’entreprise ?

Une mauvaise gestion de ces informations dans une entreprise représente une perte de temps considérable ainsi qu’un risque de pérennité et de fiabilité pour leur patrimoine documentaire.

Un document n’est important que par l’information qu’il contient.

Les nouvelles technologies sont donc une réelle opportunité pour les TPE et PME. Elles offrent la possibilité dans notre économie moderne où les informations sont de vraies mines d’or, de pouvoir les gérer de façon numérique et quelle que soit leur nature. De plus ces mêmes informations, qui peuvent apporter de la valeur ajoutée aux entreprises, peuvent aussi servir comme référentiels ou justificatifs en accord avec les nouvelles réglementations en vigueur. 

Il est donc nécessaire de structurer les données des entreprises au travers une solution de gestion électronique de document (GED) comme ZEENDOC. Pour commencer et mener à bien leur transformation, les PME doivent y aller à leur rythme, faire en fonction de leurs moyens et procéder par étapes afin de garantir le succès de cette transition.

Votre future GED ZEENDOC doit s’adapter à tous les usages de façon intelligente en fonction des méthodes de travail existantes. Zeendoc est une «pâte à modeler», capable de satisfaire les exigences de nombreux services, pouvant être interfacée à de nombreux logiciels via des passerelles comptables ou encore des ERP spécifiques afin de s’adapter à votre métier.

1.2 : Dans ce contexte, une solution comme Zeendoc vous permettra :

  • Simplifier les tâches administratives quotidiennes.
  • Gagner du temps dans le traitement de l’information (classement, recherche, partage).
  • Automatiser des tâches à faibles valeurs ajoutées.
  • Réduction des coûts de traitements manuels et envois de documents.
  • Sécuriser le patrimoine documentaire sensible de votre entreprise.
  • Libérer de l’espace pour vos archives papiers.
  • Réduire son empreinte carbone.

1.3 : Gagner du temps et l'argent !

Zeendoc est un outil unique sur le marché.

Il traite les informations de votre société et vous permet de les retrouver de façon rapide et précise, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette mise à disposition se fait de façon totalement sécurisée.

Vos informations, c’est-à-dire les données contenues dans l’ensemble des documents archivés ou actuels de votre entreprise, sur tous les supports imaginables (papier, email, pièce jointe, etc…) sont valorisées par Zeendoc.

C’est aussi l’automatisation de vos tâches répétitives : génération d’écritures comptables, validation de facture fournisseurs, envoi de factures clients, comparaison d’écritures comptables ou bancaires, validation de notes de frais, etc…

Zeendoc vous accompagne dans la dématérialisation de vos échanges conformément aux législations : RGPD, Chorus Pro, Loi Macron, bulletin de paie électronique, Loi El Khomri, signature électronique de contrats commerciaux.

L’application Zeendoc lira l’ensemble de ces documents, les classera automatiquement et vous les restituera en un clic.
Ne cherchez plus vos documents.

Zeendoc fournit à ses clients une solution simple et efficace de stockage, de traitement, de recherche et de partage des informations.

1.4 : Les bénéfices attendus de Zeendoc :

  • Centraliser ma base documentaire dans un même logiciel.
  • Accéder simplement, à tout moment, en tout lieu à ma base documentaire unique.
  • Archiver, classer, rechercher en toute simplicité mes documents.
  • Bénéficier d’un accès à mes documents en mobilité.
  • Automatiser les tâches à faibles valeurs ajoutées.
  • Gagner en performance et productivité.
  • Sécuriser et fiabiliser mon patrimoine documentaire.
  • Gains financiers sur les coûts d’envois et de traitements manuel.
  • Adaptabilité à mon entreprise et à mes processus.
  • Simple d’utilisation pour garantir l’adhésion de mes collaborateurs.

1.5 : Fonctionnalités principales de Zeendoc :

  • Logiciel de Gestion électronique de documents 100% web, Français.
  • Compatible avec tous les navigateurs, pc, mac, linux, smartphone et tablette.
  • Stockage, archivage et recherche simplifié de tous vos documents.
  • Déposer vos documents via un scanner, logiciels, smartphone, tablette, drag & drop.
  • Reconnaissance et classement automatique des documents structurés.
  • Circuits de validation pour tous vos documents (clients, fournisseurs, RH ou autres…).
  • Dématérialisation de vos factures clients (mail, chorus, courrier postal).
  • Automatisation de la ventilation comptable et de la saisie dans vos logiciels comptables.
  • Diffusion des bulletins électronique de salaire dans le coffre-fort électronique.
  • Signature électronique de contrats commerciaux et contrats de travail.
  • Gestion du courrier entrants.
  • Archivage à valeur probatoire. (en option pour certains documents)
  • Contrôle et alerte pour la diffusion de document en interne comme en externe
  • Gestion des droits d’accès selon les utilisateurs et les documents.
  • Historiques complets des actions réalisées sur les documents.
  • Utilisateurs illimités

1.6 : La sécurité dans Zeendoc.

1.6.1 : Les mesures de sécurité intégrées

  • Données stockées en France et répliquées sur 2 Data Centers Tiers 3 géographiquement distants.
  • Double alimentation des serveurs et double attachement réseau des serveurs.
  • Sauvegarde quotidienne des données archivées.
  • Conversion des documents vers un format pérenne PDF/A.
  • Haute disponibilité et supervision continue.

1.6.2 : Mesures visant à garantir la confidentialité et la sécurité des documents

  • Chiffrement des documents stockés sur les serveurs de ZEENDOC. AES 256 bits.
  • Accès sécurisé par mot de passe.
  • Les mots de passe des utilisateurs ne sont pas stockés au sein de ZEENDOC.
  • La robustesse des mots de passe répond à une norme de haute sécurité.
  • Chiffrement SSL/TLS des communications avec les serveurs ZEENDOC
  • Protection des accès logiques aux serveurs par un pare-feu professionnel.
  • Les traitements des documents sont journalisés.
  • Analyses de vulnérabilité et tests de pénétration.

1.6.3 : Mesures visant à garantir l’intégrité des documents

  • Les utilisateurs accèdent à une copie du document.
  • L’intégrité des documents est régulièrement vérifiée, empreinte numérique SHA3.
  • La mise à disposition du document original, l’intégrité du document est contrôlée.
  • Les documents peuvent être scellés par une signature électronique CDC Arkhinéo RGS 2*.
  • Mesures visant à garantir la traçabilité des documents.
  • Horodatage indiquant la date et l’heure de dépôt du document dans ZEENDOC.
  • Journal système : Historique des événements système (Authentification, modification, droits, etc.).
  • Journal documentaire : Historique des événements documentaires (dépôt, modifications d’index, téléchargement, consultation, etc.).
  • Historique par document qui permet de consulter les actions réalisées sur le document depuis son dépôt.