Les bonnes questions :
Chaque entreprise se doit de conserver son patrimoine informationnel
Les bonnes questions
Du point de vue
Légal
Article L102B
Chaque entreprise se doit de conserver son patrimoine
informationnel pour des raisons légales mais aussi stratégiques.
Entre durée légale de conservation des données et archivage des contenus de l’entreprise,
Comment définir l’utilité de conserver les documents et surtout en définir la durée.
Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu
dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai
varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut
aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données
personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles.
la Transition numérique devient votre allié vers une gestion électronique documentaire (GED)
Article 1366 - Ecrit électronique et force probante - Modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 : «L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité»
Article 46 - Effets juridiques des documents électroniques : «L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique.»
Article1379 – Modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10/02/2016 -art.4 : - La mort du papier - «La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État. Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée»
Ces articles peuvent facilement répondre à des questions que nous nous posions régulièrement :
- Scanné simplement et mis dans une GED : ce scan est légal ?
- Scanné et signé avec ma signature pour être certifié : ce scan est légal ?
- Je dois conserver le format papier même si je gère le document dans la GED ?
- Je ne peux me passer du papier qu’à partir du moment où je reçois le document dématérialisé
(certifié ou non) ?
La durée de vie des différents
Documents
Documents civil & administratifs :
Pièce comptable :
Gestion du personnel :
Les sanctions
Quels sont les sanctions prévues à l'encontre des entreprises qui ne conservent pas les documents ?
l’article 1734 du Code général des impôts dispose que “le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 10 000 €. Cette amende s’applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués.”
En cas de litige avec un fournisseur ou un client, l’entreprise risque également de se retrouver sans preuves en cas de litige ou dans le cas où une administration lui réclamerait la fourniture d’un document.
