Dématérialisation de notes de frais : qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation des notes de frais est le procédé par lequel une entreprise numérise le stockage de ses documents, notamment ceux faisant office de justificatifs de paiement. Ces documents et données préalablement répertoriés sur papier sont ensuite conservés entièrement en ligne. Par ailleurs, cette transition du papier au digital est un véritable défi pour les entreprises. Il s’agit d’un procédé qui nécessite du temps et de l’attention, afin d’éviter de se tromper dans les informations à insérer.
L’entreprise sera chargée de répondre des problèmes pouvant découler d’une erreur technique ou d’une information non avérée ou non conforme. Les données stockées concernant les justificatifs de notes de frais seront consultées par l’URSSAF pour pouvoir effectuer les contrôles nécessaires.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des notes de frais ?
La dématérialisation des notes de frais est un énorme atout mis à la disposition des entreprises. Cette technique présente pour les firmes plusieurs avantages non négligeables. Normalement, les justificatifs de paiement sont réalisés manuellement. Ce processus est plutôt complexe et assez chronophage, ce qui peut même contribuer à ralentir les activités de l’entreprise.
La dématérialisation des notes de frais permet de remédier à cela. Elle consistera à réduire énormément le temps habituellement consacré à la gestion des notes de frais de façon manuelle.
En automatisant le processus, la dématérialisation des notes de frais prend en compte chaque étape de la gestion quotidienne des justificatifs des données requises. Toutes ces étapes sont rapidement et efficacement gérées sans grande intervention, afin de permettre à l’entreprise et aussi au personnel d’économiser du temps et de l’énergie.
Réaliser des économies
Le plus grand avantage de la dématérialisation des notes de frais réside dans le fait qu’elle permet de faire des économies assez considérables. Cette technique très bénéfique permet aux entreprises d’éviter les coûts engendrés par l’achat de papier. De plus, grâce à la dématérialisation des notes de frais, l’entreprise aura la possibilité de fonctionner avec une équipe comptable restreinte. Cette réduction du personnel entrainera irrémédiablement une baisse des dépenses effectuées par l’entreprise, ce qui consolidera le budget.
Mieux sécuriser les données
L’effectif des justificatifs de paiement varie en fonction des entreprises. Cet effectif annuel des notes de frais peut atteindre un nombre très élevé. Par contre, le système de conservation physique des justificatifs de ces notes de frais présente certains risques à ne pas prendre à la légère. Il est possible que les documents stockés se perdent ou encore se détériorent.
La dématérialisation des notes de frais tient l’entreprise à l’écart de ces situations dommageables. En effet, elle permet de conserver les données sur des supports non physiques (des supports numériques). Ce système de stockage en ligne garantit également une bonne conservation des fichiers sur une durée indéterminée.
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